Como as empresas americanas podem pagar funcionários internacionais?
Expandir operações comerciais internacionalmente para empresas dos EUA pode ser complexo e desafiador, com diferentes considerações legais, administrativas e financeiras a serem levadas em conta.
Mas não tema, exploraremos quatro métodos que as empresas dos EUA podem usar para pagar seus funcionários internacionais e os benefícios de fazê-lo.
- Estabelecer uma entidade legal
- Usar um empregador de registro (EOR)
- Terceirizar a folha de pagamento
- Pagar funcionários como contratados
4 maneiras diferentes de pagar funcionários internacionais
Estabelecer uma entidade legal para pagar funcionários internacionais
Uma das maneiras mais comuns para empresas dos EUA pagarem funcionários internacionais é estabelecendo uma entidade legal em um país estrangeiro. Isso envolve a criação de uma filial, subsidiária ou escritório de representação que cumpra as leis e regulamentos locais. Ao ter uma presença legal no país, as empresas podem abrir contas bancárias locais, contratar funcionários e garantir a conformidade com as leis fiscais e trabalhistas. Embora essa abordagem ofereça mais controle e flexibilidade sobre o processo de pagamento, pode ser demorada e cara para configurar e manter.
Use um empregador de registro (EOR) para pagar funcionários internacionais
Outra opção para as empresas dos EUA é usar um serviço de empregador de registro (EOR). Um EOR atua como um intermediário entre a empresa e os funcionários internacionais, lidando com todas as responsabilidades legais, administrativas e de folha de pagamento em nome da empresa. Isso permite que a empresa contrate funcionários de forma rápida e fácil, sem a necessidade de estabelecer uma entidade legal em um país estrangeiro. O EOR cuida do processamento da folha de pagamento, retenções de impostos e conformidade com as leis trabalhistas locais, garantindo um processo de pagamento sem complicações. Esta opção pode ser particularmente benéfica para empresas que desejam entrar em novos mercados ou testar o terreno antes de se comprometerem com a configuração de uma entidade legal completa.
Terceirize a folha de pagamento para pagar funcionários internacionais
Para economizar tempo e dinheiro, muitas empresas optam por terceirizar seus processos de folha de pagamento para um provedor terceirizado. A terceirização da folha de pagamento para funcionários internacionais pode ser benéfica, pois permite que as empresas se concentrem em suas atividades principais, enquanto especialistas lidam com as complexidades dos cálculos de folha de pagamento, declarações de impostos e conformidade.
Ao fazer parceria com um fornecedor de folha de pagamento respeitável e com expertise global, as empresas podem garantir pagamentos precisos e pontuais aos seus funcionários internacionais, independentemente do país em que estejam baseados. Esta opção não só economiza recursos administrativos, mas também garante conformidade com as regulamentações fiscais locais e leis trabalhistas, reduzindo o risco de penalidades ou problemas legais.
De acordo com pesquisas realizadas por especialistas em folha de pagamento, o custo médio de processamento da folha de pagamento internamente é de $2.700 por ano por funcionário. O custo de terceirizar a folha de pagamento é tipicamente muito menor, variando de $50 a $200 por ano por funcionário. Isso significa que as empresas podem economizar uma média de $2.500 por ano por funcionário ao terceirizar a folha de pagamento.
Pagar funcionários como contratados
Em alguns casos, as empresas podem optar por pagar seus funcionários internacionais como contratados, em vez de contratá-los como funcionários em tempo integral. Essa abordagem pode oferecer flexibilidade e economia de custos, especialmente para projetos de curto prazo ou freelancers. No entanto, é essencial navegar cuidadosamente pelas implicações legais e fiscais de classificar os trabalhadores como contratados, pois a classificação incorreta pode resultar em consequências legais e responsabilidades financeiras. Antes de optar por este método, é crucial consultar profissionais legais e fiscais para garantir a conformidade com as regulamentações locais.
3 Benefícios de Contratar Funcionários Internacionais
Agora que você conhece as quatro principais maneiras de pagar funcionários internacionais, vamos mergulhar nas razões pelas quais você gostaria de contratar funcionários internacionais em primeiro lugar. Essas razões incluem:
- Pessoas diversas e ideias diversas – No mercado global, a diversidade é primordial. Contratar funcionários internacionais significa adicionar novas experiências de vida e maneiras de ver o mundo à sua equipe.
- Abertura de novos mercados – Levar seu negócio a novos mercados é uma proposta empolgante — e assustadora. No entanto, se você tiver alguém que possa informá-lo sobre a cultura e as práticas comerciais de seu país, terá o conhecimento necessário para navegar em novos mercados.
- Aumento da produtividade – Embora "trabalhar 24 horas por dia" às vezes tenha uma conotação negativa, contratar globalmente lança uma nova luz sobre essa frase. Isso porque um funcionário internacional provavelmente estará começando o dia enquanto você está terminando (e vice-versa). Aproveite o poder dos fusos horários ao se globalizar.
4 Pontos Chave a Considerar como uma Empresa dos EUA Pagando Funcionários Internacionais?
Esteja ciente das leis locais de impostos e de emprego:
O imposto precisa ser uma consideração significativa tanto para a empresa quanto para o funcionário ao configurar a folha de pagamento para funcionários internacionais.
Cidadãos ou residentes dos EUA estão sujeitos à retenção do imposto de renda federal dos EUA, embora possa haver algumas isenções.
No entanto, para funcionários fora dos EUA, as empresas precisam observar as obrigações fiscais que podem ter como empregadores.
- Países como Bermuda oferecem um certificado de residência de um ano para funcionários que trabalham remotamente para empregadores no exterior, facilitando para os trabalhadores sem tanta carga tributária.⁴
- Outros países, como a Bélgica, podem ter tratados fiscais que fornecem isenção do imposto de renda belga se a empresa contratante estiver baseada nos Estados Unidos. No entanto, se permanecerem além de um determinado número de dias, eles se tornarão residentes belgas para fins fiscais e poderão ter que pagar imposto de renda. Dependendo da natureza do trabalho que o funcionário está realizando e da interação com o mercado, o negócio pode ser tributado como um estabelecimento belga, embora após a COVID-19, isso possa ser menos relevante.
Como os impostos locais e estrangeiros irão diferir, especialmente à medida que mais países procuram atrair nômades digitais e funcionários no exterior, é crucial trabalhar com um profissional de impostos no país onde a empresa está sediada.
Alguns países podem alterar suas obrigações, enquanto outros podem ter tratados de isenção fiscal com certos países. No entanto, as obrigações fiscais para empregadores e empregados precisarão considerar a sede da empresa e suas regras fiscais para o pagamento de funcionários no exterior.
Leis no país estrangeiro
Diferentes países têm leis sobre o que constitui residência e quando um empregador deve fornecer benefícios em conformidade com outros empregadores no país.
Muito disso dependerá de onde o funcionário paga impostos, onde a empresa está sediada e das leis locais em relação aos direitos dos trabalhadores.
Por exemplo, alguns países da União Europeia, como a Espanha, exigem que as empresas ofereçam termos mínimos de emprego ao contratar funcionários.
Isso precisa incluir o número mínimo de feriados pagos para funcionários em tempo integral, que é de 30 dias corridos.
Escolha um método de pagamento que seja conveniente para seus funcionários:
Outro desafio que frequentemente surge para as empresas que desejam pagar funcionários internacionais é a maneira mais econômica de pagar na moeda local.
Determinar a melhor taxa de câmbio é importante, pois as empresas podem perder muito dinheiro em taxas e custos.
Ao oferecer métodos de pagamento convenientes, as empresas podem aumentar a satisfação dos funcionários e minimizar atrasos ou complicações.
Seja transparente sobre seus termos de pagamento:
A comunicação clara é fundamental quando se trata de pagar funcionários internacionais. As empresas devem estabelecer termos de pagamento transparentes, incluindo detalhes sobre a frequência dos pagamentos, taxas de conversão de moeda e quaisquer taxas ou encargos adicionais. Ao definir expectativas claras, as empresas podem evitar mal-entendidos e construir confiança com sua força de trabalho internacional.
Conclusão
Pagar funcionários internacionais pode ser uma tarefa complexa para empresas dos EUA. Com a Ontop, tornamos isso fácil. Seja folha de pagamento, contratação legal, administração de contratos ou conformidade - nós temos tudo coberto. Agende uma demonstração conosco para ver como podemos simplificar as operações do seu negócio.
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